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Il Metodo GTD “Getting Things Done” spiegato in poche parole

Costruire un sistema di produttività personale è fondamentale per riuscire a gestire la lista infinita di cose da fare, che siano di lavoro o questioni personali, e per arrivare a fine giornata senza la sensazione di non aver concluso nulla.

Un sistema organizzativo efficace è definibile come un “secondo cervello”, un supporto affidabile che ti permette di liberare la mente per concentrarti sulle cose davvero importanti senza sentire lo stress delle cose da fare.

Io utilizzo il metodo GTD e in questo articolo voglio spiegarti come funziona.

Getting Things Done (GTD): Cos’è il metodo GTD di David Allen

Il metodo Getting Things Done (GTD), ideato da David Allen, è uno dei sistemi di produttività più popolari al mondo, creato per aiutarti a organizzare le tue attività, liberare la mente e migliorare la concentrazione.

Il metodo GTD si basa sull’idea che la mente è fatta per avere idee, non per conservarle. Quando si cerca di ricordare tutte le cose fare nella mente, il nostro cervello si sovraccarica, causando stress e confusione. Allen propone un sistema che aiuta a “svuotare la mente” e a gestire le attività. Il GTD è composto da 5 fasi:

  • Fase di intercettazione

  • Fase della chiarezza
  • Fase dell’ organizzazione

  • Fase di revisione
  • Fase dell’ esecuzione

FASE 1: La fase di intercettazione

La base del metodo GTD.

Ma cosa si intende per “intercettazione”?

È il momento in cui raccogli tutte le idee, i pensieri, le cose da fare, senza alcuna elaborazione iniziale.

Immagina di avere un sacco digitale o cartaceo dove puoi depositare tutto ciò che ti passa per la testa. Per esempio: stai lavorando su un progetto importante e all’improvviso ti ricordi di dover fare il bucato. O magari ti viene in mente un’idea brillante per un nuovo progetto. Non lasciare che questi pensieri ti disturbino o ti distraggano: mettili semplicemente nel tuo sacco.

Questo processo ti permette di scaricare la mente e ridurre lo stress, continuando a focalizzarti sulle tue priorità. È Importante dedicare un momento della giornata a svuotare questo sacco ed analizzare quello che hai raccolto.

In questa fase ricordati questi due principi:

  • Un solo punto di raccolta: Puoi usare un app digitale, di un’agenda o di un quaderno, devi sapere esattamente dove mettere gli input. Se disperdi le informazioni in più posti, rischi di dimenticarti qualcosa e, di conseguenza, di perdere fiducia nel sistema.
  • Non agire subito: Il sacco serve a liberarti dal peso degli input, non a trasformarli subito in azioni. Questo avverrà nelle fasi successive.

FASE 2: La fase della chiarezza

Parte centrale del sistema organizzativo è la fase di pianificazione. E come ogni fase di pianificazione che si rispetti si inizia con la valutazione di ciò che hai raccolto.

David Allen suggerisce di iniziare questa fase con due semplici domande: Cos’è? Ho intenzione di farci qualcosa?

Se la risposta è “NO” puoi:

  • Cestinare l’informazione
  • Conservare l’informazione per un momento futuro

Se la risposta è “Sì” puoi:

  • Svolgere immediatamente l’azione
  • Delegarla
  • Metterla in lista d’attesa se qualcuno deve agire prima di me

Prima di continuare con la prossima fase, occorre fare la distinzione tra progetto e azione:

  • Azione: Cose che puoi fare subito in un’unica sessione.

  • Progetti: Insiemi di attività che richiedono più di un’azione per essere completati. 

FASE 3: Fase dell’organizzazione

Ultimata la fase della chiarezza, il passaggio successivo è procedere con l’organizzazione di quanto chiarito.

La parte essenziale di questa fase è la lista dei progetti, che rappresenta il centro di controllo del sistema. Come ti ho accennato prima, i progetti sono quelle attività che richiedono più di una sessione per essere finiti.

Per darti un esempio di come poter organizzare la tua lista dei progetti, ti descriverò come gestisco la mia tramite un software online.

La mia lista progetti è suddivisa in due grandi macro aree: area lavoro e area personale. Nella prima ho creato per ogni cliente attivo uno spazio, al cui interno confluiscono sia i progetti attivi per quel cliente sia le singole azioni non legate ad un progetto.

Nella seconda, invece, ho creato degli spazi a seconda dell’area di riferimento, ad esempio “cure personale”, “amministrazione”, “shopping” o “Viaggio Giappone 2025”.

(No purtroppo non vado in Giappone nel 2025, è solo un esempio).

All’interno delle singole aeree lavorative e personali sono presenti anche le informazioni relative a quel campo specifico e non solo azioni e progetti; Tali informazioni sono categorizzate come segue grazie all’uso delle etichette:

  • In attesa: Attività delegate ad altri o che necessitano un azione da parte di altri.

  • Lista “un giorno/forse”: Idee o progetti da valutare in futuro.

  • Reference: qualcosa che desidero ricordare.

Procedo con due esempi su due possibili impostazione di progetti.

Esempio lavorativo

PROGETTO: Aggiornamento Sito per Matteo:

  • Matteo: conferma impostazione della pagina principale (lista attesa)
  • Completare modulo contatti (prossima azione)
  • Correggere prezzi nella pagina dei servizi offerti (Prossima azione)

Esempio Viaggio

PROGETTO: Viaggio in Giappone

Progetto 1: Prenotato tutti gli alloggi

  • Pagamento Hotel Tokyo terza notte (prossima azione)
  • Matteo: conferma gradimento del hotel quarto giorno (lista attesa)

Progetto 2: Completato tour Tokyo

  • Inviare sul gruppo lista delle attrazioni da vedere (prossima azione)
  • Lista migliori sushi (reference)
  • Vedere video su dove comprare manga (prossima azione) 

….

Se invece preferisci tenere tutto in un’unica area puoi farlo con l’unica condizione che il sistema deve essere chiaro e devi essere in grado di orientarti , cioè devi riuscire a capire quali sono le priorità, le azioni da fare subito e a recuperare le informazioni che ti servono.

Altro elemento fondamentale nella parte organizzativa è il calendario su cui vanno inseriti gli appuntamenti, le informazioni specifiche di quel giorno, le attività obbligatorie ed eventuali scadenze.

FASE 4: Fase della revisione

La revisione è il collante che tiene insieme l’intero sistema. Senza una revisione periodica, rischi di accumulare disordine, perdendo fiducia nel tuo metodo.

Esistono una review giornaliera e una review settimanale.

Nella review giornaliera è un test del flusso di lavoro e della vita. In pratica, si controlla il calendario, le scadenze, la lista azioni e i progetti per portare avanti quanto richiesto. 

La fase di revisione settimanale, invece, è cruciale per mantenere il tuo sistema organizzativo solido ed efficiente. Per quanto tu sia attento errori, omissioni e distrazioni sono inevitabili. La revisione ti permette di correggere queste imperfezioni prima che si accumulino.

Ecco alcuni esempi di cosa puoi fare nella fase di revisione:

  • Cancellare azioni completate: Le azioni già svolte rischiano di rimanere nel sistema, aggiungendo disordine. La revisione ti aiuta a fare pulizia e alleggerire la lista.
  • Materiali o risorse non contrassegnati come ricevuti: Per esempio, se aspettavi una consegna o una risposta, è il momento di aggiornare lo stato.
  • Controllo delle scadenze imminenti: Ti consente di verificare lo stato dei progetti in corso e pianificare le priorità della settimana successiva.
  • Azioni non sufficientemente chiare o incomplete: Potresti aver scritto le azioni di fretta e poco comprensibili. Durante la revisione puoi riscriverle in modo chiaro o completare i dettagli mancanti.
  • Rivedere i progetti: Potresti controllare se tutti i progetti hanno un azione assegnata e se hai ancora intenzione di farli.

FASE 5: Fase dell’azione

Siamo arrivati all’ultima fase del metodo GTD, dove non ti resta che passare all’azione e portare a termine i tuoi progetti.

Utilizza tre criteri per decidere cosa fare per primo:

  • Contesto: Quali strumenti o risorse hai a disposizione?
  • Tempo Disponibile: Quanto tempo hai per lavorare?
  • Energia: Quanto sei lucido e motivato per affrontare compiti impegnativi?

Conclusione

Il Getting Things Done non è solo un metodo per organizzare le attività: è un sistema che mi ha cambiato la vita e ha semplificato enormemente la mia fase organizzativa. Ora mi sento finalmente in controllo del mio lavoro, con la serenità di sapere esattamente quali passi compiere e quando.

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Come concentrarsi: 6 strategie infallibili per trovare il focus

Riuscire a concentrarsi nello studio o nel lavoro è un’abilità sempre più importante da sviluppare in un mondo pieno di distrazioni quotidiane. Per questo è necessario trovare le giuste strategie per riuscire a raggiungere lo scopo prefissato, che sia superare un esame, scrivere un articolo o finire un progetto lavorativo.

Una buona capacità di contrazione ti permetterà di acquisire delle competenze e ottenere un risultato di qualità in grado di renderti molto competitivo nel mercato del lavoro, e, al tempo stesso, rendere il processo lavorativo meno stressante.

Iniziamo subito con le migliori strategie di concentrazione.

1) Evita i social e le distrazioni

La prima strategia da adottare per riuscire a concentrarsi meglio è quella di ridurre, se non eliminare del tutto, la presenza sui social media.

Purtroppo, come spiega benissimo Cal Newport nel suo libro “Deep Work”, i social sono una fonte di distrazione costante che, sfruttando la paura di essere tagliati fuori e la continua stimolazione, porta a perdere molto tempo sulla piattaforma.

A chi non è mai capitato che i classici 5 minuti su Instagram si trasformassero in 30 minuti di reel?

Quindi come fare per eliminare le distrazioni da Social Media?

Ecco tre modi per ridurre drasticamente l’uso dei social e aumentare la produttività e la concentrazione:

  • Usare applicazioni che bloccano l’uso dei social: io ho usato One sec ad esempio per ridurre il tempo passato su Instagram
  • Tieni il telefono lontano: Mettilo in un’altra stanza o chiudilo in un cassetto per evitare tentazioni
  • Silenzia notifiche e suoni: Questo elimina stimoli inutili che possono distrarti

2) Lavorare per intervalli – Tecnica del pomodoro

La seconda strategia per riuscire a concentrarsi è l’uso di intervalli regolari di Lavoro / Studio – pausa.

Questo principio è alla base della famosa tecnica del pomodoro con la quale un intervallo di tempo di 1 ora viene suddiviso in due sessioni di studio da 25 minuti e due pause di 5 minuti.

25 minuti di studio + 5 min di pausa + 25 min studio + 5 min pausa = 1 ora

Alla fine del ciclo prendi pure una pausa un po’ più lunga, circa 10 minuti, e poi riparti.

Durante le pause, è importante fare attività senza usare il telefono come fare un passaggiata o staccare gli occhi dallo schermo

Con il tempo e in base alla tua abilità di rimanere concentrato puoi aumentare le sessioni di lavoro.

Esistono diverse applicazioni basate sulla tecnica del pomodoro come Plantie o Forest che puoi sfruttare per implementare questa tecnica nella tua giornata.

Ora potresti dirmi “ma come, mi hai detto di abbondonare il telefono e mi consigli di usarlo per concentrarmi?”

A questa corretta osservazione, rispondo che:

  • Il telefono servo solo a dettare il tempo delle sessioni di studio e lavoro perché al termine suonerà un allarme
  • Le applicazioni che sfruttano un sistema di premi che ti induce a non usare il telefono per altri scopi se non la funzione “timer”, ad esempio se non interrompi la sessione crescono delle piante
  • Qualora non volessi usare il telefono, usa le sveglie fisiche che possono sostituire egregiamente il telefono e non ti faranno cadere in tentazione

3) Avere un sistema organizzativo

Avere un sistema organizzativo ben strutturato mi ha permesso di aumentare la mia capacità di concentrazione e ridurre lo stess associato alla mia attività lavorativa. Organizzando attività e progetti liberi la mente dalle preoccupazioni legate a ciò che devi fare e riesci a gestire le priorità serenamente.

Un sistema organizzato ti consente di:

  • Stabilire priorità correttamente
  • Pianificare attività a breve e lungo termine
  • Evitare lo stress associato a una gestione caotica del tempo

I sistemi e le tecniche di organizzazione sono molteplici così come gli strumenti digitali che puoi usare per organizzarti al meglio. Senza entrare troppo nel dettaglio su come impostare un sistema organizzativo adatto alle tue esigenze voglio condividere con te alcuni punti per aumentare la tua capacità organizzativa e rimanere focalizzato:

  • Usa strumenti digitali: App come Trello, Notion, Tick Tick o Google Calendar ti aiutano a pianificare attività, scadenze e priorità.
  • Batching delle attività: Raggruppa attività simili per affrontarle tutte insieme. Ad esempio, dedica un’ora a rispondere a tutte le email invece di interrompere continuamente il tuo lavoro per controllare la posta.

  • Matrice Eisenhower: Separa le attività in base alla loro urgenza e importanza. Questo metodo ti aiuta a capire su cosa concentrarti immediatamente e cosa delegare o posticipare.
  • Tecnica dei micro-obiettivi: Se fatichi a rimanere concentrato per lunghi periodi, suddividi il lavoro in piccole porzioni con obiettivi molto specifici. Ad esempio, invece di dire “leggere un capitolo,” punta a “leggere 5 pagine con attenzione.”

  • Revisione dei compiti: Dedica 10-15 minuti alla fine di ogni settimana per rivedere cosa hai fatto, cosa è rimasto in sospeso e pianificare la settimana successiva.

  • Usa un “parcheggio mentale”: Quando ti viene in mente un’altra attività o idea mentre lavori, scrivila su un foglio o un’app, ma continua a concentrarti sul compito attuale.

4) Allena la tua concentrazione

La concentrazione è come un muscolo e se viene allenato diventa più forte e performante.

Questa è un’ottima notizia perché tra un anno le tue capacità potrebbero essere notevolmente superiori rispetto a quelle che hai attualmente. Non ti preoccupare che i primi risultati li vedrai in poco tempo, specialmente se segui le strategie più facili da integrare nella vita quotidiana.

Per allenare la mente devi svolgere attività allenati come:

  • Lettura quotidiana: Migliora il focus e amplia le conoscenze.
  • Meditazione: Aiutano a sviluppare l’attenzione al momento presente.
  • Giochi di memoria o strategia: Come gli scacchi o puzzle

5) Elimina il multitasking

A tutti piacerebbe portare avanti 5 progetti in contemporanea e arrivare a fine giornata con la sicurezza di aver completato tutte le azioni da fare nel miglior dei modi.

La realtà dei fatti è che il multitasking non solo non aiuta a rimanere concentrarti ma riduce la produttività e la qualità del lavoro.

La ragione si trova in un fenomeno chiamato “attenzione residua”; la mente quando passa da un attività ad un’altra rimane ancorata alla prima attività, impedendoti di focalizzarti sulla successiva. Esistono due modi per ridurre il multistaking e rimanere concentrato:

  • Focus su una sola attività alla volta: Usa tecniche come il Time Blocking per riservare momenti specifici della giornata a un singolo compito.
  • Impara a dire no: Spesso il multitasking è il risultato di accettare troppe richieste contemporaneamente. Impara a stabilire confini chiari per proteggere il tuo tempo e la tua attenzione.

6) Non sottovalutare il riposo

Come ultima strategia di questo articolo, voglio sottolineare una variabile importantissima ma spesso sottovalutata quando si parla di concentrazione e produttività, cioè dedicare il giusto tempo al riposo.

Un corpo e una mente riposati lavorano in modo più efficiente.

Essere riposati incrementa il benessere generale e l’attenzione. Tra gli accorgimenti che puoi prendere per migliorare il tuo riposo di suggerisco di:

  • Spegnere i dispositivi elettronici un’ora prima di andare a dormire
  • Non usare il telefono a letto
  • Dormire al buio
  • Dormire almeno 7-8 ore per notte

Conclusione

Riuscire a concentrarsi in un mondo pieno di distrazioni è una sfida, ma con le giuste strategie può diventare una competenza alla portata di tutti. Implementando anche solo uno di questi suggerimenti, noterai un miglioramento nella tua capacità di concentrazione e nella qualità del tuo lavoro o studio.

Ricorda: la concentrazione è una competenza che si sviluppa con il tempo e l’esercizio

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