Come fare una checklist secondo un chirurgo di fama mondiale

Come si fa una checklist che funziona davvero?

Per rispondere a questa domanda, ho deciso di scrivere questo articolo sulla base degli insegnamenti di Atul Gawande, chirurgo di fama mondiale, autore del libro “Checklist – Come fare andare meglio le cose”, in cui spiega come usare questo semplice ma potentissimo strumento per migliorare l’efficienza e ridurre gli errori.

Inizieremo con una breve introduzione su cosa fare prima di scrivere una checklist per poi soffermarci sulle due tipologie di checklist e su quali sono le linee guida per impostarne una efficace.

Cosa fare prima di creare una Checklist

Secondo quanto appreso da dottor Gawande durante i suoi studi per scrivere una checklist adatta alla sala operatoria, esistono due importanti azioni da compiere prima di mettersi a scrivere una lista:

Le due tipologie di checklist: quali sono e quando usarle

Esecuzione e conferma (Do – Confirm)

Nel caso delle “Esecuzione e Conferma”, le attività vengono inizialmente eseguite a memoria o secondo l’esperienza. Successivamente, in un momento prestabilito, si effettua una pausa per consultare la checklist e confermare che tutte le azioni necessarie siano state completate.

Questo metodo agisce come una rete di sicurezza nelle operazioni di routine, aiutando a identificare eventuali dimenticanze senza interrompere eccessivamente il flusso di lavoro.

Quando usare la “Do – Confirm”?

Questa tipologia di lista di controllo si utilizza in operazioni abituali o in contesti dove un errore può essere corretto in un secondo momento, ma serve una certezza prima di procedere.

Lettura ed esecuzione (Read – Do)

Nel caso delle “Lettura ed Esecuzione”, si legge ogni voce della checklist, preparata in anticipo, si esegue immediatamente l’azione corrispondente e si spunta la casella associata.

Questo metodo fornisce una guida precisa in situazioni rare o stressanti, riducendo la dipendenza dalla memoria e dall’ allenamento, e sfrutta l’esperienza accumulata da altri.

Quando usare la “Read – Do”?

Questa tipologia di checklist si utilizza in situazioni in cui ogni passaggio è essenziale e deve essere eseguito in ordine. In queste situazioni stressanti la memoria è meno affidabile ed è necessario un supporto esterno per massimizzare la resa.

Ricordati che per quanto si possa essere esperti esiste sempre la possibilità di errore.

Come stabilire i momenti in cui verrà consultata la lista?

Il momento in cui si consulta la checklist varia a seconda della tipologia scelta. Con la modalità Lettura ed Esecuzione, la lista viene verificata passo dopo passo, prima di ogni singola azione, garantendo che nulla venga trascurato. Al contrario, nella modalità Esecuzione e Conferma la checklist non accompagna ogni singolo passo, ma viene richiamata in corrispondenza dei “checkpoint” tra due fasi critiche.

Per esempio, in sala operatoria, appena terminata la preparazione del paziente e degli strumenti, ma prima di somministrare l’anestesia, l’équipe si ferma per rileggere la checklist e confermare che tutte le attività preliminari siano state eseguite correttamente. Solo dopo questo controllo si procede con la fase successiva, in modo da unire flusso operativo e sicurezza.

Come creare una checklist efficace

Il Dott. Atul Gawande ha individuato una linee guida composta da 9 punti per produrre una lista di controllo realmente efficace:  

Conclusione

Impostandola sulle solide fondamenta delle sue linee guida — poche voci ben selezionate, linguaggio chiaro e momenti prestabiliti di verifica — avrai uno strumento che ti aiuterà a mantenere il focus sulle attività cruciali, senza perdere tempo in dettagli superflui. Provala già oggi: scegli un compito, costruisci la tua lista, mettila alla prova e scopri quanto può semplificarti il lavoro quotidiano.

Ti invito a leggere il libro “Checklist – Come fare andare meglio le cose” per capire come le checklist sono applicate in altri campi e sapere delle difficoltà che il Dott. Gawande ha incontrato nel suo percorso di studio.